System zarządzania serwisem – czy warto w niego zainwestować?

W przedsiębiorstwach z branży CNC obsługa serwisowa jest jednym z kluczowych elementów pozwalających na budowanie dobrych relacji z klientami. Duże korporacje, w których serwisantów jest wielu, często decydują się na usprawnienie tego elementu poprzez wykorzystanie specjalistycznych narzędzi do zarządzania. Okazuje się, że tego typu rozwiązania sprawdzają się w przedsiębiorstwach posiadających serwis różnej wielkości. Pozwalają one już na początkowym etapie rozwoju firmy ujednolicić wszystkie procesy biznesowe, a przy tym pozostają opłacalne nawet przy niewielkim budżecie. Oto 5 powodów, dla których warto zainwestować w system IT do zarządzania serwisem:

1. Szybki zwrot z inwestycji, dzięki wzrostowi efektywności pracy
Sprawny serwis to domena najlepszych. Odpowiednie rozplanowanie pracy i przejazdów, a także wykonanie zadania zgodnie z założonym czasem są podstawą sprawnego i nowoczesnego serwisu. Właściwe narzędzie w rękach koordynatora serwisu i pracowników terenowych (mobilnych) to klucz do sukcesu działów serwisowych każdej firmy. Zastosowanie odpowiedniego systemu IT obniży koszty, poprawi wydajność pracowników i zwiększy satysfakcję klienta. –Przedsiębiorcy, którzy skorzystali z naszego systemu do zarządzania pracownikami w terenie odnotowali średnio 20% wzrost w zakresie liczby wykonywanych zleceń w stosunku do liczby wykonywanych wcześniej – mówi Bożena Kruk, członek zarządu w Luceos Intelligence (www.luceosintelligence.com) – Co oczywiste, wzrost efektywności przekłada się również na wzrost dochodów o średnio 14% - dodaje.

2. Ograniczenie kosztów i poprawa skuteczności pracownika w terenie
Nowoczesne systemy IT składają się często nie tylko z narzędzi dostępnych dla koordynatorów na komputerach, lecz także ze zintegrowanych z nimi aplikacji mobilnych, z których korzystają serwisanci. Dzięki ich zastosowaniu, możliwe staje się poprawienie efektywności wykonywanych zleceń. Osoba koordynująca pracę poprzez program do obsługi działu serwisu w łatwy sposób tworzy zlecenia i obserwuje ich wykonywanie na kalendarzu zleceń. Powiązanie z mapami optymalizuje trasy przejazdu oraz sugeruje wykonanie zleceń w obrębie zaplanowanej trasy. Wszystkie te elementy usprawniają przepływ danych i ograniczają prace administracyjne.

3.Usprawnienie obsługi klienta
Kolejną zaletą tego typu rozwiązań jest poprawa komunikacji z klientami – dają one bowiem możliwość informowania o stanie prac w ramach czynności serwisowych i śledzenia ich postępu (np. za pomocą otrzymywanych cyklicznie SMS-ów czy e-maili). Klient bezpośrednio po wykonaniu zlecenia może podpisać na ekranie urządzenia serwisanta protokół końcowy, który od razu może znaleźć się na jego skrzynce pocztowej. Wzrasta komfort współpracy i zadowolenie klienta związane z obsługą. Otrzymuje on bowiem konkretne informacje o usługach, za które płaci.

4. Kontrola pracy pracowników mobilnych
Oprócz usprawnienia zarządzania pracą rozproszonej grupy ludzi, pracodawca dzięki systemom IT zyskuje możliwość śledzenia postępu prac oraz jakości ich wykonania. Tym samym może stale rejestrować czas pracy pracowników w terenie i w łatwy sposób ocenić, jaka jest ich wydajność. Przekłada się to na system motywowania najmniej efektywnych i nagradzania tych, którzy pracują najsprawniej.

5. Ulepszenie systemu finansowego przedsiębiorstwa
W ramach systemów do zarządzania dostępne są narzędzia takie jak rozbudowana baza klientów i realizowanych dla nich umów. Przez to możliwe jest zautomatyzowanie comiesięcznych prac związanych z rozliczaniem umów serwisowych. Coś, co jeszcze niedawno było żmudnym i czasochłonnym wypełnianiem papierowych protokołów, może zostać uproszczone do automatycznego i błyskawicznego generowania raportów.
– Profesjonalny system IT znacznie wpływa na optymalizację i automatyzację działań, które nadal w wielu przedsiębiorstwach wykonywane są ręcznie – mówi Bożena Kruk z Luceos Intelligence. – Pozwala to na zaoszczędzenie czasu i redukcję zbędnych kosztów – dodaje specjalistka.

Wykorzystanie innowacyjnych narzędzi takich jak system do zarządzania serwisem niewątpliwie wpływa na poprawę organizacji. Wyższa jakość obsługi klienta przekłada się zaś bezpośrednio na rozwój firmy i znaczne poprawienie jej konkurencyjności. Dzięki zaawansowanej personalizacji nowoczesne systemy IT można elastycznie dopasowywać do potrzeb każdej firmy. Przedsiębiorca płaci tylko za usługi, z których faktycznie korzysta, dzięki czemu inwestycja jest dla niego bardzo opłacalna.